1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach serwisu internetowego ksefpobierz.pl oraz powiązanej aplikacji desktopowej dla systemu Windows (łącznie dalej: „Usługa”), a także prawa i obowiązki korzystających z niej użytkowników.

Operatorem Usługi i usługodawcą w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną jest [pełna nazwa operatora], z siedzibą pod adresem [adres siedziby / adres rejestrowy], NIP [NIP], REGON [REGON], wpisany do rejestru [KRS lub CEIDG] (dalej: „Operator”).

Kontakt z Operatorem jest możliwy pod adresem e-mail [adres e-mail kontaktowy].

Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie. Rozpoczęcie korzystania z Usługi oznacza akceptację Regulaminu.

2. Definicje

Usługa: serwis ksefpobierz.pl wraz z aplikacją desktopową, umożliwiający pobieranie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i ich przygotowanie do zapisu w lokalnej instalacji Comarch ERP Optima.
Użytkownik: osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna korzystająca z Usługi, zazwyczaj przedsiębiorca lub biuro rachunkowe działające w ramach prowadzonej działalności.
Konto: zbiór zasobów i uprawnień przypisanych do adresu e-mail Użytkownika, do którego dostęp odbywa się przez logowanie kodem jednorazowym.
Aplikacja: program instalowany lokalnie na urządzeniu Użytkownika z systemem Windows.
KSeF: Krajowy System e-Faktur prowadzony przez organy administracji publicznej RP.
Certyfikat KSeF: dane uwierzytelniające Użytkownika w KSeF (para plików .crt/.pem i .key albo pojedynczy plik .p12/.pfx) wraz z hasłem klucza prywatnego.
Optima: oprogramowanie Comarch ERP Optima zainstalowane lokalnie po stronie Użytkownika.

3. Rodzaj i zakres Usługi

Usługa umożliwia Użytkownikowi w szczególności:

utworzenie Konta i logowanie bez hasła, za pomocą jednorazowego kodu e-mail;
pobranie i instalację Aplikacji desktopowej oraz połączenie jej z KSeF przy użyciu Certyfikatu KSeF Użytkownika;
pobieranie faktur i dokumentów z KSeF dla wskazanych firm (NIP);
podgląd, weryfikację i przygotowanie dekretacji dokumentów oraz, po zatwierdzeniu przez Użytkownika, przeniesienie wybranych faktur do wybranego rejestru VAT w lokalnej Optimie.

Usługa nie zastępuje KSeF ani Optimy, nie prowadzi ksiąg rachunkowych i nie świadczy doradztwa podatkowego ani rachunkowego. Aplikacja współpracuje z istniejącą instalacją Comarch ERP Optima i nie wymaga pakietu Comarch KSeF ani modułu OCR&KSeF.

Żaden dokument nie jest zapisywany w Optimie automatycznie. Zapis następuje wyłącznie po wybraniu rejestru i zatwierdzeniu operacji przez Użytkownika.

4. Wymagania techniczne

Do prawidłowego korzystania z Usługi niezbędne są:

urządzenie z systemem Windows oraz dostęp do internetu;
aktualna przeglądarka internetowa obsługująca pliki cookies (dla serwisu ksefpobierz.pl);
czynny adres e-mail umożliwiający odbiór kodów logowania;
ważny Certyfikat KSeF wraz z hasłem klucza prywatnego;
działająca, lokalna instalacja Comarch ERP Optima z dostępem do jej bazy danych.

Operator nie odpowiada za brak dostępu do Usługi wynikający z niespełnienia powyższych wymagań, z działania systemów zewnętrznych (w tym KSeF), z konfiguracji urządzenia Użytkownika ani z ograniczeń jego łącza internetowego.

5. Konto i logowanie

Utworzenie Konta następuje przez podanie adresu e-mail i potwierdzenie go jednorazowym, 6-cyfrowym kodem wysyłanym na ten adres. Usługa nie wykorzystuje haseł stałych.

Kod logowania jest ważny przez ograniczony czas i może zostać wykorzystany wyłącznie określoną liczbę razy; po jego wygaśnięciu lub wyczerpaniu prób należy wygenerować nowy kod. Sesja logowania wygasa po upływie czasu określonego przez Operatora i wymaga ponownego uwierzytelnienia.

Użytkownik zobowiązuje się do:

podania prawdziwego adresu e-mail, do którego posiada dostęp;
zachowania poufności kodów logowania i nieudostępniania ich osobom trzecim;
niezwłocznego poinformowania Operatora o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta.

Konto jest przypisane do adresu e-mail. Korzystanie z Usługi w imieniu podmiotu (np. biura rachunkowego lub jego klienta) wymaga posiadania odpowiedniego umocowania.

6. Zasady korzystania z Aplikacji

Aplikacja działa lokalnie na urządzeniu Użytkownika. Operacje pobierania faktur z KSeF oraz zapisu do Optimy wykonywane są z tego urządzenia, z użyciem Certyfikatu KSeF przechowywanego lokalnie.

Użytkownik może dodać jedną lub więcej firm (identyfikowanych numerem NIP) i przełączać się między nimi.

Zabronione jest w szczególności:

korzystanie z Usługi w sposób naruszający prawo, prawa osób trzecich lub dobre obyczaje;
obchodzenie zabezpieczeń, dekompilacja lub ingerencja w kod Aplikacji poza granicami dozwolonymi bezwzględnie obowiązującym prawem;
wykorzystywanie Usługi do przetwarzania danych, do których Użytkownik nie posiada tytułu prawnego;
działania zakłócające stabilność lub bezpieczeństwo Usługi albo systemów, z którymi się łączy.

7. Certyfikat i dane dostępowe do KSeF

Certyfikat KSeF oraz hasło klucza prywatnego są danymi poufnymi Użytkownika. Aplikacja przechowuje je lokalnie, w zaszyfrowanym magazynie, a klucz do tego magazynu umieszcza w systemowym Menedżerze poświadczeń Windows. Certyfikat i hasło nie są przesyłane na serwery Operatora.

Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za:

legalność posiadania i użycia Certyfikatu KSeF oraz zakres uprawnień w KSeF;
poufność i bezpieczeństwo Certyfikatu oraz hasła, w tym zabezpieczenie własnego urządzenia;
zgodność wykonywanych operacji z regulacjami dotyczącymi KSeF.

Operator nie jest stroną relacji Użytkownika z organami prowadzącymi KSeF i nie odpowiada za dostępność, poprawność ani zasady działania KSeF.

8. Integracja z Comarch ERP Optima

Comarch ERP Optima jest oprogramowaniem osób trzecich, do którego Użytkownik posiada własną licencję. Operator nie jest powiązany z Comarch i nie dostarcza ani nie serwisuje Optimy.

Zapis dokumentu do rejestru VAT w Optimie następuje na lokalnej instalacji Użytkownika i wyłącznie po jego zatwierdzeniu. Użytkownik odpowiada za wybór właściwego rejestru, poprawność dekretacji oraz za wykonanie kopii zapasowej danych Optimy przed operacjami zapisu.

9. Opłaty

Na dzień publikacji Regulaminu korzystanie z Usługi jest bezpłatne. Operator nie deklaruje stałego, bezterminowego modelu bezpłatnego.

Operator może wprowadzić opłaty w przyszłości. O zmianie zasad odpłatności Operator poinformuje Użytkowników z wyprzedzeniem, przed wejściem opłat w życie. Dalsze korzystanie z odpłatnych funkcji będzie wymagało akceptacji nowych warunków; brak akceptacji oznacza możliwość rezygnacji z Usługi bez ponoszenia opłat.

10. Prawa i obowiązki Użytkownika

Użytkownik korzysta z Usługi zgodnie z Regulaminem, prawem oraz jej przeznaczeniem.
Użytkownik odpowiada za prawdziwość i aktualność podawanych danych.
Użytkownik odpowiada za merytoryczną poprawność przetwarzanych dokumentów, w tym za poprawność księgowań i rozliczeń podatkowych dokonywanych w Optimie.
Użytkownik zapewnia zgodność z prawem przetwarzania danych osób trzecich, które wprowadza lub przetwarza za pośrednictwem Usługi.

11. Prawa i obowiązki Operatora; dostępność

Operator dokłada starań, aby Usługa działała prawidłowo i w sposób ciągły, jednak Usługa udostępniana jest „w stanie, w jakim się znajduje” (as is). Operator nie gwarantuje nieprzerwanej ani bezbłędnej dostępności.

Operator jest uprawniony do:

prowadzenia prac konserwacyjnych, aktualizacji i zmian technicznych, w tym powodujących czasowe przerwy w dostępie;
rozwijania, modyfikowania lub wycofywania poszczególnych funkcji Usługi;
zawieszenia lub ograniczenia dostępu Użytkownikowi naruszającemu Regulamin lub prawo.

12. Własność intelektualna i licencja

Usługa, w tym Aplikacja, serwis ksefpobierz.pl, ich kod, interfejs, znaki i treści, podlega ochronie prawnej i stanowi własność Operatora lub jego licencjodawców.

Operator udziela Użytkownikowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej, odwołalnej licencji na korzystanie z Aplikacji wyłącznie w zakresie niezbędnym do korzystania z Usługi zgodnie z jej przeznaczeniem. Licencja nie obejmuje prawa do odsprzedaży, redystrybucji, modyfikacji ani tworzenia opracowań, poza zakresem dozwolonym bezwzględnie obowiązującym prawem.

13. Odpowiedzialność

W zakresie dozwolonym przez prawo Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z:

nieprawidłowego działania lub niedostępności KSeF, Optimy oraz innych systemów zewnętrznych;
błędnej konfiguracji, awarii lub utraty danych po stronie urządzenia lub instalacji Użytkownika;
decyzji Użytkownika co do dekretacji, wyboru rejestru i zatwierdzenia zapisu dokumentów;
utraty, ujawnienia lub nieuprawnionego użycia Certyfikatu KSeF na skutek działań lub zaniechań Użytkownika.

Operator odpowiada wyłącznie za szkody będące normalnym następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi. Ograniczenia odpowiedzialności nie wyłączają ani nie ograniczają odpowiedzialności w zakresie, w jakim nie może ona zostać wyłączona na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym wobec konsumentów.

Zalecane jest samodzielne wykonywanie kopii zapasowych danych przed operacjami zapisu w Optimie.

14. Reklamacje

Reklamacje dotyczące Usługi można składać na adres e-mail [adres e-mail kontaktowy]. Reklamacja powinna zawierać dane umożliwiające kontakt oraz opis zastrzeżeń.

Operator rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 14 dni od jej otrzymania, na podany adres e-mail. W razie potrzeby uzupełnienia informacji Operator może zwrócić się do Użytkownika przed rozpatrzeniem reklamacji.

15. Czas trwania i rozwiązanie umowy

Umowa o świadczenie Usługi zawierana jest na czas nieoznaczony z chwilą utworzenia Konta i może zostać rozwiązana przez Użytkownika w każdym czasie przez zaprzestanie korzystania z Usługi oraz zgłoszenie żądania usunięcia Konta.

Operator może rozwiązać umowę z zachowaniem odpowiedniego okresu wypowiedzenia, a w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu lub prawa, ze skutkiem natychmiastowym. Usunięcie Konta powoduje usunięcie powiązanych danych zgodnie z Polityką prywatności. Dane Certyfikatu KSeF przechowywane lokalnie usuwa się poprzez odinstalowanie Aplikacji lub usunięcie danych na urządzeniu.

16. Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych, w tym podstawy prawne, okresy przechowywania i prawa osób, których dane dotyczą, opisuje Polityka prywatności, stanowiąca integralne uzupełnienie Regulaminu.

17. Zmiany Regulaminu

Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa, zakresu lub sposobu świadczenia Usługi albo względów bezpieczeństwa. O zmianie Operator poinformuje przez publikację nowej treści w serwisie ksefpobierz.pl, a gdy to wymagane, również na adres e-mail Użytkownika, z odpowiednim wyprzedzeniem. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

18. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się prawo polskie oraz właściwe przepisy powszechnie obowiązujące. Postanowienia Regulaminu nie ograniczają praw konsumentów wynikających z przepisów bezwzględnie obowiązujących.

Ewentualne spory strony będą starały się rozwiązać polubownie. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w tym z platformy ODR dostępnej pod adresem ec.europa.eu/consumers/odr. Jeżeli sprawa nie zostanie rozwiązana polubownie, właściwy będzie sąd zgodnie z przepisami prawa.

Regulamin obowiązuje od dnia 16 lipca 2026.