Import do rejestru VAT to nie samo pobranie pliku XML. Dokument trzeba przypisać do właściwego rejestru, kontrahenta i sposobu rozliczenia. Dopiero wtedy jest gotowy do dalszej pracy księgowej.
Pobranie i zapis to dwa osobne etapy
Najpierw ksefpobierz.pl pobiera fakturę z KSeF i pokazuje jej dane. Na tym etapie nic nie trafia jeszcze do Optimy. Możesz otworzyć dokument, porównać wartości i uzupełnić dane potrzebne w lokalnej ewidencji.
Po zatwierdzeniu aplikacja wykonuje drugi etap: zapisuje przygotowany dokument w rejestrze VAT wskazanej bazy Optimy.
Co sprawdzić przed importem
Przejdź po krótkiej liście:
- Czy wybrana jest prawidłowa firma i baza Optimy?
- Czy NIP wskazuje właściwego kontrahenta?
- Czy faktura jest zakupowa czy sprzedażowa?
- Do którego rejestru VAT ma trafić?
- Jaka kategoria i sposób odliczenia VAT są właściwe?
- Czy terminy i kwoty zgadzają się z podglądem dokumentu?
Jeżeli kontrahent istnieje już w Optimie, wybierz jego kartę zamiast tworzyć duplikat. Jeżeli go nie ma, sprawdź dane przed dodaniem nowej kartoteki.
Import jednej faktury
Otwórz dokument, ustaw rejestr i pozostałe pola dekretacji, a następnie kliknij „Wyślij do Optimy”. Po operacji sprawdź komunikat wyniku oraz status faktury na liście.
Nie wysyłaj dokumentu ponownie, jeżeli zapis się udał. W razie niepewności najpierw sprawdź rejestr VAT w Optimie.
Import wielu faktur
Przy większej partii najpierw przejrzyj dokumenty wymagające decyzji: nowych kontrahentów, nietypowe stawki, korekty albo faktury z brakującą kategorią. Dokumenty typowe możesz przygotować seryjnie, ale każdy wynik nadal warto sprawdzić.
Instrukcja Comarch potwierdza, że przenoszenie może odbywać się pojedynczo lub seryjnie, po wskazaniu docelowego rejestru: Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT.
Pełny proces pobrania dokumentów opisujemy w Jak pobierać faktury z KSeF do Optimy. Dla wielu podmiotów zobacz też KSeF w biurze rachunkowym.