W księgowości jednej firmy proces może być prosty: regularnie pobrać nowe dokumenty, sprawdzić wyjątki i przenieść zatwierdzone faktury do rejestru VAT. Najważniejsze, żeby oddzielić dane źródłowe z KSeF od decyzji księgowej.
Przygotowanie jednorazowe
Przed pierwszym pobraniem:
- Zaloguj się do ksefpobierz.pl kodem z e-maila.
- Dodaj firmę albo pobierz ją z lokalnej Optimy.
- Podłącz certyfikat KSeF typu 1.
- Zweryfikuj połączenie.
- Sprawdź, czy firma wskazuje prawidłową bazę Optimy.
Cały pierwszy start pokazujemy na zrzutach w poradniku Pierwsze uruchomienie: dodaj firmę.
Codzienna lub tygodniowa obsługa
Wybierz zakres dat zgodny z rytmem pracy działu. Pobierz faktury, a następnie zacznij od dokumentów, które wymagają uwagi:
- nowy kontrahent,
- korekta,
- nietypowa stawka VAT,
- brak pasującej kategorii,
- rozbieżność między oczekiwanym i faktycznym dokumentem.
Typowe faktury sprawdzisz szybciej, ale zapis nadal wykonujesz świadomie.
Co pozostaje decyzją księgowości
KSeF dostarcza treść faktury i jej identyfikator. Nie wybiera za firmę rejestru, kategorii kosztu ani prawa do odliczenia. Te informacje wynikają z lokalnego obiegu dokumentów i zasad księgowych.
Dlatego ksefpobierz.pl pokazuje podgląd i pola rozliczenia przed przyciskiem „Wyślij do Optimy”. Dokument nie jest księgowany automatycznie w tle.
Ministerstwo Finansów opisuje sposoby odbierania oraz pobierania dokumentów w instrukcji Jak odebrać fakturę w KSeF.
Krótka kontrola po zapisie
Po zakończeniu partii:
- Sprawdź liczbę udanych i nieudanych zapisów.
- Otwórz rejestr VAT w Optimie.
- Zweryfikuj kilka dokumentów kontrolnych.
- Popraw wyłącznie faktury z błędem.
Przepływ pobrania krok po kroku opisuje Jak pobierać faktury z KSeF do Optimy. Pola przed importem omawia Import faktur z KSeF do rejestru VAT.