W biurze rachunkowym największym ryzykiem nie jest samo pobranie faktury, lecz praca w niewłaściwym kontekście firmy. Proces powinien jasno odpowiadać na trzy pytania: dla kogo pobierasz dokumenty, do której bazy Optimy je zapisujesz i kto zatwierdził operację.
Jedna firma, jeden kontekst
Każdy klient na liście ksefpobierz.pl ma własny NIP i własny certyfikat KSeF. Przed pobraniem faktur wybierasz konkretną firmę. Nazwa aktywnego podmiotu pozostaje widoczna podczas pracy z dokumentami.
Nie używaj jednego pliku certyfikatu „na wszelki wypadek” dla wszystkich firm. Certyfikat musi odpowiadać podmiotowi lub osobie posiadającej odpowiednie uprawnienia w KSeF.
Ministerstwo Finansów opisuje certyfikat jako wrażliwy środek umożliwiający działanie w imieniu firmy. Zasady bezpieczeństwa znajdziesz w materiale Certyfikaty i uprawnienia KSeF.
Pobierz listę klientów z Optimy
Zamiast wpisywać każdą firmę ręcznie, pobierz listę aktywnych baz z Optimy. Następnie dodaj certyfikat KSeF osobno przy każdym kliencie. Instrukcję pokazuje poradnik Import firm z Optimy.
To rozdziela dwa źródła danych:
- Optima dostarcza nazwę firmy, NIP i wskazanie lokalnej bazy,
- certyfikat daje dostęp do dokumentów właściwego podmiotu w KSeF.
Stały rytm pracy
Dla każdego klienta stosuj tę samą kolejność:
- Wybierz firmę.
- Ustaw okres.
- Pobierz nowe faktury.
- Sprawdź wyjątki i nowych kontrahentów.
- Wskaż rejestr oraz dekretację.
- Zatwierdź zapis do Optimy.
- Przejdź do kolejnej firmy dopiero po sprawdzeniu wyniku.
Taki rytm ogranicza przypadkowe mieszanie baz i ułatwia powrót do dokumentu, który wymaga korekty.
Comarch również opisuje osobny proces pobierania faktur przez biuro rachunkowe w imieniu klienta w swojej bazie wiedzy KSeF dla Optimy.
Szczegóły przygotowania dokumentu znajdziesz w Import faktur z KSeF do rejestru VAT, a formaty certyfikatów w Certyfikat KSeF: P12 czy CRT + KEY.